为了做好2015届毕业研究生档案转接和寄发工作，现将毕业生档案转接及寄发工作的有关事项通知如下：

一、材料归档按研究生处规定进行。

二、档案寄发及转接

（一）档案寄发：

1、档案寄发范围： 3月23日前派遣、升学的2015届毕业研究生档案（具体信息见奥蓝学生管理信息系统“档案报送”，寄发时间项为“一批0415”）。 因近期需要改派或其他特殊原因而需要暂缓发出档案的，或需要由学院提前单独寄出学生完整档案的，应由毕业生本人书面申请，学院同意后，及时将申请书原件报送校就业指导中心进行数据处理，并将复印件交学院档案管理人员备案。

2、档案寄发信封：使用机要通信专用信封（信封由大学生就业指导中心统一印制发至各学院）。

3、信封封面上的寄发单位地址、名称等信息由各学院通过奥蓝学生管理信息系统打印后贴在信封上（用A4白纸打印后裁剪），且必须在名址签和信封封面粘合处加盖学院公章（左上、右下两个对角各盖一个）。

4、机要文件交寄单由各学院通过奥蓝学生管理信息系统打印（一式二份，不要复印），交寄人需要手写，不能空着，发出日期统一改写为2015年4月15日。页码前的“第   号”不用填（用A4白纸打印）。

5.各学院于3月30日下午2：00—4：30到就业指导中心121室领取档案寄发专用信封。

（二）档案转接：

1、将需要寄发的档案装入贴好具体去向信息的信封，并将信封封口后，在封口处加盖学院公章(不需要贴封条)。并按打印的“机要文件交寄单”上的学生顺序排列。

2、申请户档留校、申请缓发的毕业生档案按班级整理，并列出清单。 (以系统中班级及学号为序)

3、各学院将需要寄发的档案连同机要文件交寄单送交大学生就业指导中心。同时，将申请户档留校、申请缓发的毕业生的档案连同清单一起送交。

4、各学院完成以上工作后即可到就业指导中心121室交接（每周二、四），截止时间为4月15日。

三、档案封面、机要文件交寄单套打使用方法 

1、一般方法：  
   　登入奥蓝系统首页――学生管理――档案——档案报送――浏览(毕业年度设置为“2015”)——查找(条件：“寄出时间=一批0415”，备注的“等于”改为“空值”，此项操作必须执行)--- 显示记录---套打——公用套打——单击所需套打的名称（毕业生档案封面、新机要文件交寄单两种）——选择打印范围(左边窗口中双击合计)----开始套打——出现套打对话框（起始号码、终止号码为空时默认为所选择的打印范围，打印机要文件交寄单时打印份数设为2，其他参数不要改动）——打印。  
     档案封面：   　每页个数为5（必须） 
     机要文件交寄单：每页个数为20（必须）
    2、操作提示：  
    ①建议在windows2000、XP及以上系统平台上进行套打；将奥蓝信息管理系统站点设置为可信站点；拦截窗口设置为“总是允许来自此站点的弹出窗口(A)...”；并下载、安装连续打印补丁(见奥蓝信息管理系统共享文档)。

②打印前在网页的“文件”菜单的“页面设置”里将页眉页脚全部清空，页边距采用左6.01毫米，右6.01毫米，上19.05毫米，下19.05毫米。

在网页的“工具”菜单中选“Internet选项”，点击“安全”中的“自定义级别…”,将“ActiveX控件和插件”中的子项目全部改为启用，并保存。   
    ③ 正式套打前请先试验一张，以保证套打的顺利进行，可根据起始号码（即学号）、终止号码（即学号）选择几个学生批量打印。如果发现有问题，及时和大学生就业指导中心联系。

④一般学院将整个学院毕业生材料一次性打印出来即可，对于寄发档案较多的学院，可能会因为打印机内存不够，不能一次性打印，可以按班级打印。

联系人：房芸　　电话：86718622

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大学生就业指导中心

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                   二〇一五年三月二十五日