各学院：

为了做好2017届毕业研究生档案转接和寄发工作，现将毕业生档案转接及寄发工作的有关事项通知如下：

一、材料归档按研究生处规定进行。

二、档案寄发及转接

（一）档案寄发：

1、档案寄发范围： 3月23日前派遣、升学的2017届毕业生档案（具体信息见奥蓝学生管理信息系统“档案报送”，寄发时间项为“一批0415”）。 因近期需要改派或其他特殊原因而需要暂缓发出档案的，或需要由学院提前单独寄出学生完整档案的，应由毕业生本人书面申请，学院同意后，及时将申请书原件报送校就业指导中心进行数据处理，并将复印件交学院档案管理人员备案。

2、档案寄发信封：使用中国邮政专用信封，并配有防水袋。

3、信封封面上的收寄单位名称、地址等信息由南京邮政局统一打印邮寄面单，交由各学院粘贴在信封防水袋上，且必须在信封封面粘合处加盖学院公章。

4、档案交寄单由各学院通过奥蓝学生管理信息系统打印（一式二份，不要复印），交寄人需要手写，不能空着，发出日期统一改写为2017年4月15日，页码前的“第   号”不用填（用A4白纸打印）。

5.各学院于3月30日（周四）下午2：00—4：00到就业指导中心121室领取档案寄发专用信封、防水袋和邮寄面单。

（二）档案转接：

1、将需要寄发的档案装入邮寄信封，并将信封封口后，在封口处加盖学院公章(封口处不需要贴封条)，将信封装入防水袋，在防水袋上贴上邮寄面单（请务必将邮寄面单压盖在防水袋骑缝处）。需要寄发的档案按打印的“档案交寄单”上的学生顺序排列，并认真核对邮寄面单上的学生姓名、收件单位名称与档案交寄单上的学生姓名、收件单位名称是否吻合。 

2、申请户档留校、申请缓发的毕业生档案按班级整理，并列出清单(以系统中班级及学号为序)。

3、各学院将需要寄发的档案连同档案交寄单送交大学生就业指导中心。同时，将申请户档留校、申请缓发的毕业生的档案连同清单一起送交学生事务中心。

4、各学院完成以上工作后即可到就业指导中心121室和学生事务中心4号窗口交接（每周二、四），截止时间为4月13日（周四）。

三、档案交寄单套打使用方法 

1、一般方法： 
   　登入奥蓝系统首页――学生管理――档案——档案报送――浏览(毕业年度设置为“2017”)——查找(条件：“寄出时间=一批0415”，备注的“等于”改为“空值”，此项操作必须执行)--- 显示记录---套打——公用套打——单击“新机要文件交寄单”——选择打印范围(左边窗口中双击合计)----开始套打——出现套打对话框（起始号码、终止号码为空时默认为所选择的打印范围，打印机要文件交寄单时打印份数设为2，其他参数不要改动）——打印。档案交寄单：每页个数为20（必须）
    2、操作提示： 
    ①建议在windows2000、XP及以上系统平台上进行套打；将奥蓝信息管理系统站点设置为可信站点；拦截窗口设置为“总是允许来自此站点的弹出窗口(A)...”；并下载、安装连续打印补丁(见奥蓝信息管理系统共享文档)。

②打印前在网页的“文件”菜单的“页面设置”里将页眉页脚全部清空，页边距采用左6.01毫米，右6.01毫米，上19.05毫米，下19.05毫米。

在网页的“工具”菜单中选“Internet选项”，点击“安全”中的“自定义级别…”,将“ActiveX控件和插件”中的子项目全部改为启用，并保存。   
    ③ 正式套打前请先试验一张，以保证套打的顺利进行，可根据起始号码（即学号）、终止号码（即学号）选择几个学生批量打印。如果发现有问题，及时和大学生就业指导中心联系。

④一般学院将整个学院毕业生材料一次性打印出来即可，对于寄发档案较多的学院，可能会因为打印机内存不够，不能一次性打印，可以按班级打印。

联系人：房芸　　电话：86718622

                                                                                                     大学生就业指导中心